« Getting Things Done », ma version simplifiée

Comment gérer le flux quotidien des « choses à faire » ? Travailler sur un projet, remplir des tâches administratives, faire les courses, etc, etc. Tout le monde essaie de trouver une solution, plus ou moins consciemment. Certains diront même qu’ils n’ont pas besoin de méthode, que tout est géré dans la tête. Si c’est votre cas, félicitations ! En ce qui me concerne, j’ai vraiment besoin d’organisation.

Getting Things Done (GTD) est une approche méthodique très populaire, conceptualisée par David Allen dans un livre du même nom publié en 2001. « The Art of Stress-Free Productivity. » Je n’ai pas lu ce livre, mais j’ai parcouru de nombreux articles décrivant différentes façons de mettre en pratique cette méthodologie.

Chacun peut en adapter les principes, voici donc ma version de GTD :

Noter les choses dès qu’elles vous passent par la tête

Il faut toujours avoir sur soi un moyen pour prendre des notes facilement.

Généralement, il s’agit du smartphone, ce qui veut dire qu’il vous faut choisir une app. On en trouve tellement que ce choix peut paraître insurmontable. Je ne vais pas me lancer dans un comparatif, donc si vous ne savez pas laquelle choisir, prenez l’app intégrée à votre téléphone. Pour l’iPhone, ce sera donc Rappels (Reminders en VO). J’utilise principalement Things.

Ce qui est important, c’est de ne pas avoir à réfléchir pour noter ce qui vous passe par la tête. Ça doit être un réflexe, réalisable le plus rapidement possible. Par exemple, quand vous pouvez l’utiliser, Siri est un moyen très pratique pour saisir un rappel.

Tout au long de la journée, dès qu’une idée arrive, notez-la. Cette approche permet d’évacuer toutes ces choses du cerveau. Pourquoi faire l’effort de se rappeler de quelque chose, alors qu’un bloc-note s’en charge à merveille ?

Organiser les choses lors de revues

La première étape permet donc d’accumuler progressivement ces « choses à faire ». Pour garder cette liste sous contrôle, on effectue des revues. Il suffit de disposer de quelques minutes pour organiser ces rappels. On peut le faire une fois par semaine, ou une fois par jour, ou bien ponctuellement quand la liste commence à s’allonger.

Il s’agit simplement de ranger par catégories. En GTD, on appelle ça des projets, mais cela peut correspondre à des notions très variés. Concrètement, pour trier avec l’app Rappels, il suffit d’avoir une liste par catégorie. Avec Things j’utilise aussi des tags pour organiser mes éléments, mais il faut avant tout rester simple. Par exemple : une liste pour un site web en cours de développement, une pour les finances, une pour l’entretien de la maison, et ainsi de suite. Vous pouvez également attribuer une date à chaque élément pour obtenir une notification le moment venu, ou associer un niveau de priorité pour mettre en valeur ce qui a le plus d’importance.

Au passage, si vous constatez qu’une de ces « choses » est réalisable en quelques secondes, effectuez-la directement.

Faire les choses selon le contexte

Enfin, pour réaliser toutes ces tâches bien organisées, il suffit d’attendre le bon moment. Si vous êtes au travail, prenez la liste de vos projets et effectuez tout ce qu’il est possible de faire. Si vous êtes au supermarché, prenez votre liste de courses. Si les fêtes de fin d’année approchent, prenez votre liste de cadeaux à offrir.

Certaines de ces listes seront donc utilisés très fréquemment, d’autres beaucoup moins. Lors d’une prochaine revue, n’hésitez pas à modifier ces listes, pour regrouper certains éléments, ou au contraire pour les diviser plus spécifiquement. Il faut également faire attention à ne pas les multiplier. En général, une dizaine de listes suffit amplement.

Voilà pour ma méthode.

GTD pour tous

Ce genre d’approche, pourtant simplifiée, peut paraître très rigide voire intimidante au premier abord. Il convient évidemment de l’adapter selon votre façon de penser et votre contexte personnel et professionnel.

Ces méthodes doivent servir à gagner du temps, pas à ajouter des contraintes. Ceci dit, leur mise en place modifie certaines habitudes, ce qui peut demander un temps d’adaptation. Si vous n’êtes pas satisfait de votre mode d’organisation actuel, essayez progressivement ces techniques, sans chercher un résultat immédiat. Mais n’insistez pas davantage si la méthode ne prend pas.

Merlin Mann, un écrivain et podcasteur qui connaît bien GTD, aime rappeler la distinction en « busy » et « time-constrained ». On demande souvent à quelqu’un s’il est « occupé ». Merlin Mann considère que cette question n’est pas vraiment pertinente, et qu’il faut plutôt réfléchir par « contraintes de temps ». Je trouve que c’est un façon intéressante d’aborder notre productivité. Il ne s’agit pas de valoriser la quantité de choses qu’on réalise chaque jour, mais simplement de chercher des solutions adaptées à nos limites.