Vincent Tourraine
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Comment terminer une réunion à l’heure

Je me débrouille toujours pour commencer mes réunions à l’heure prévue. Super, non ? Malheureusement, j’ai un problème pour les terminer dans le temps imparti. Ça m’embête et j’aimerais améliorer ça.

Ce n’est pas que j’apprécie particulièrement les réunions, mais avec mon rôle actuel, elles sont incontournables. Utiles, même, de temps en temps. Il y a les entretiens individuels (les « 1-to-1 »), les réunions de projet, les rétros, etc, etc. J’essaie d’être un bon organisateur, en prévoyant des réunions avec un agenda bien défini, communiqué en amont, et je vais parfois jusqu’à partager mes notes.

J’essaie de prévoir des réunions aussi courtes que possible. Parfois 30 minutes, souvent 45 minutes, rarement 1 heure, jamais davantage. Je ne veux pas perdre mon temps, ni le temps des autres. Mais c’est peut-être de là que vient le problème. Mes réunions sont parfois trop courtes pour la quantité d’information à partager et le volume de discussions à avoir. On arrive donc à la fin du temps sans avoir fait le tour des sujets prévus. Est-il préférable de couper brutalement une discussion bien lancée, ou de déborder un peu, abusant de la disponibilité de chaque participant et risquant de provoquer des retards en chaîne pour toutes les réunions à suivre ? La bonne réponse, évidemment, consiste à éviter cette situation.

Alors voilà, j’utilise cet article pour m’imposer une nouvelle règle : à partir de maintenant, je vais considérer qu’une réunion se termine 5 minutes plus tôt que prévu. Je vais demander s’il y a d’autres questions, et si la réponse est non, boum, la réunion se termine en avance. Souhaitez-moi bonne chance.

Sorry, I need to drop off for another meeting.